Dirigir una pequeña empresa es como hacer malabares, y las tareas repetitivas son tan frecuentes que, a pesar de ser necesarias, no contribuyen al crecimiento estratégico del negocio. Pasar datos de una hoja de cálculo a otra, enviar correos de seguimiento manuales o buscar aprobaciones perdidas en hilos de mensajes consume la energía creativa de las personas. La clave para sobrevivir y crecer en el mercado actual es delegar estas tareas operativas a sistemas digitales de confianza.
Soluciones tecnológicas para liberar el potencial humano
La automatización de procesos no es cosa de gigantes tecnológicos, es una necesidad real. Y actualmente existen plataformas pensadas para la agilidad y el bolsillo de la pyme. Estas herramientas intentan suprimir el error humano en la introducción manual de datos y hacer que la información circule sin problemas entre los departamentos.
El propósito de estas soluciones es, como mencionamos, regresarles tiempo a los empleados por medio de programas informáticos que se encargan de gestionar tareas repetitivas, de forma que el talento humano puede centrarse en el servicio al cliente, la innovación de productos o la estrategia de negocio. Estas herramientas unifican la gestión y brindan una vista en tiempo real del estado de cada proyecto. Esto permite hacer elecciones informadas con datos recientes y no con suposiciones o información antigua.
Ricoh y los flujos de trabajo inteligentes
Una de las mejores opciones para aquellos que buscan una solución completa es la de Ricoh. Su solución con Smart Flow busca empoderar a la fuerza laboral optimizando tareas sin necesidad de conocimientos técnicos. La plataforma se vende como no-code, es decir, que cualquiera en el equipo puede crear flujos de trabajo con un editor visual de arrastrar y soltar. No se necesita un programador para personalizar el software a las necesidades del negocio.
Esta aplicación resuelve uno de los mayores problemas de la oficina actual: el caos del correo electrónico. Al tener todas las conversaciones y la información en un solo lugar, se evita la duplicidad y se puede dar seguimiento a los proyectos. Todo el equipo comparte la misma información en tiempo real y así se evitan confusiones sobre cuál es la versión correcta de un documento.
Además, la habilidad de crear informes personalizados convierte esos datos en inteligencia empresarial accionable a través de gráficos y cuadros visuales fáciles de entender sobre la salud del negocio. La flexibilidad es otra de las características de esta solución, pues, posibilita que los empleados trabajen desde cualquier lugar, ya sea en la oficina, en casa o mientras viajan, gracias a su accesibilidad móvil y de escritorio. Los recordatorios automatizados garantizan que los plazos se cumplan y las tareas progresen sin supervisión. Con licencias demo hasta planes más avanzados con mayor capacidad de almacenamiento y registros, es una solución escalable que crece con la empresa.
Zapier como intermediario entre aplicaciones
Muchas pymes tienen un programa para el correo, otro para las ventas, otro para la contabilidad, y el problema surge cuando estos programas no hablan entre sí. Zapier basa su operación en la lógica de causa y efecto; cuando algo sucede en una aplicación, se activa una acción en otra. Esta plataforma es perfecta para las empresas que ya cuentan con un ecosistema digital, pero que tienen problemas de integración.
Por ejemplo, cada vez que llegue un correo con un archivo adjunto, este se guarde automáticamente en una carpeta designada en la nube y se avise al equipo por un canal de chat. Zapier es el intérprete que hace que las aplicaciones hablen entre sí y así evitas estar copiando y pegando información de una ventana a otra.
Monday.com para la gestión visual de proyectos
Para los equipos que quieren visualizar el progreso de manera intuitiva, Monday.com es un sistema operativo que se centra en la personalización visual de los flujos de trabajo. Los usuarios pueden generar tableros con códigos de color y columnas personalizables para cada tarea, fecha límite y persona a cargo.
Esta herramienta permite automatizar notificaciones y cambios de estado. Si un integrante del equipo da por finalizada una tarea, el sistema puede notificar en automático al siguiente responsable para que comience su labor. Ideal para agencias de marketing, diseño o desarrollo con muchos clientes y entregas en paralelo. La interfaz intuitiva acorta la curva de aprendizaje y consigue que todo el mundo adopte el sistema rápidamente, manteniéndolos a todos en la misma página sobre las prioridades del día o la semana.
Kissflow para procesos administrativos
Cuando lo que se necesita es organizar los procesos internos y burocráticos, Kissflow es una excelente alternativa, ya que esta plataforma está enfocada en la gestión de procesos de negocio y flujos de aprobación. Perfecto para gestionar solicitudes de vacaciones, aprobaciones de gastos, órdenes de compra o aprobaciones de contratación.
Su metodología permite crear formularios digitales y definir el camino que debe seguir cada documento. El sistema va pasando la solicitud de una persona a otra, de acuerdo a reglas predefinidas, y avisa si alguien se demora en la aprobación. Esto da transparencia a la gestión y acaba con los cuellos de botella que se dan cuando los papeles o los correos se pierden en la bandeja de entrada de un gerente ocupado.
